Software für Schichtplanung: Standard-Dienstplan oder Individualentwicklung?

Was muss eine Software für Schichtplanung leisten?

Der Dienstplan ist nur der erste Schritt. Das System muss den Weg vom Plan bis zur Lohnabrechnung abdecken.

Die Anbieter in den Suchergebnissen beschreiben vor allem Schichterstellung, Anwesenheit und Abwesenheiten. Fragen Sie deshalb jeden Anbieter gesondert nach dem Prüfen und dem Abrechnen. Dort trifft der Plan auf das Gesetz und auf die Lohnabrechnung.

Welche Arbeitszeitregeln muss der Dienstplan prüfen?

Der Dienstplan sollte die Grenzen prüfen, bevor Sie ihn veröffentlichen, nicht erst bei der Abrechnung. Die Richtlinie 2003/88/EG legt Arbeitszeitgrenzen fest, die in allen EU-Staaten gelten.

Die Tabelle vergleicht die Richtlinie mit dem deutschen Arbeitszeitgesetz (ArbZG), dem slowenischen Gesetz über Arbeitsverhältnisse (ZDR-1) und den britischen Arbeitszeitvorschriften (Working Time Regulations 1998).

In Deutschland kommen die Ruhepausen hinzu: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeit, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden (§ 4 ArbZG).

Wie viel ein Dienstplan wissen muss, zeigt das slowenische Recht:

• Überstunden. Höchstens 8 Stunden pro Woche, 20 pro Monat und 170 pro Jahr. Mit Zustimmung des Arbeitnehmers liegt die Grenze bei 230 pro Jahr, und jede Anordnung über 170 hinaus braucht seine schriftliche Zustimmung. Ein Arbeitstag dauert höchstens 10 Stunden (Artikel 144 ZDR-1).
• Anordnung von Überstunden. Der Arbeitgeber ordnet Überstunden schriftlich an, in der Regel vor Arbeitsbeginn (Artikel 144).
• Die Jahresverteilung. Sie legen sie vor Beginn des Kalender- oder Geschäftsjahres fest und informieren die Beschäftigten schriftlich. Eine vorübergehende Änderung kündigen Sie mindestens einen Tag vorher schriftlich an (Artikel 148).
• Wöchentliche Ruhezeit. 24 zusammenhängende Stunden zusätzlich zur täglichen Ruhezeit, im Durchschnitt über 14 aufeinanderfolgende Tage (Artikel 156).
• Nachtarbeit. Nachtarbeit ist Arbeit zwischen 23 und 6 Uhr. Bei Wechselschichten mit Nachtarbeit arbeitet ein Arbeitnehmer einer Schicht höchstens eine Woche am Stück nachts (Artikel 150 und 151).
• Pausen. Bei Vollzeit 30 Minuten, die als Arbeitszeit zählen. Die Pause beginnt frühestens nach der ersten Arbeitsstunde und spätestens eine Stunde vor Arbeitsende (Artikel 154).

Ein Tarifvertrag kann einige dieser Regeln ändern. In Slowenien kann ein Branchentarifvertrag zum Beispiel den Ausgleichszeitraum für die Vollzeit auf 12 Monate verlängern (Artikel 158). Der Ausgleichszeitraum ist der Zeitraum, über den die Wochenstunden gemittelt werden.

Schreiben Sie Ihre Regeln als Liste auf, bevor Sie Anbieter vergleichen. Das System muss jede Zeile prüfen oder zumindest davor warnen.

Was muss die Arbeitszeitaufzeichnung enthalten?

Die Aufzeichnung hält fest, was passiert ist, nicht was geplant war. Den Grundsatz hat die EU 2019 gesetzt. In der Rechtssache C-55/18 entschied der Gerichtshof der EU, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, das die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers misst. Die Form bestimmt jeder Staat, unter Berücksichtigung der Branche und der Unternehmensgröße.

In Deutschland entschied das Bundesarbeitsgericht 2022, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen müssen. Diese Pflicht folgt aus dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Das Arbeitszeitgesetz selbst verlangt in seiner veröffentlichten Fassung nur die Aufzeichnung der Stunden über 8 pro Werktag (§ 16 Abs. 2). Verstöße dagegen kosten bis zu 30.000 Euro Bußgeld (§ 22).

Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der auch die Zeiterfassung betrifft. In Kraft ist er nicht: Das veröffentlichte ArbZG wurde zuletzt am 23. Oktober 2024 geändert.

Slowenien zeigt, wie eine ausführliche Fassung aussieht. Das dortige Gesetz über Aufzeichnungen im Bereich Arbeit und soziale Sicherheit (ZEPDSV) nennt 11 Angaben, die Sie für jeden Arbeitnehmer täglich eintragen (Artikel 18). Dazu gehören:

• die geleisteten Stunden insgesamt, Überstunden und nicht geleistete Stunden nach Art;
• die Uhrzeit von Arbeitsbeginn und Arbeitsende;
• Stunden in Nacht-, Sonntags-, Schicht- und Feiertagsarbeit und bei geteilter Arbeitszeit;
• Stunden bei ungleichmäßiger oder vorübergehend geänderter Verteilung;
• eine laufende Summe für Woche, Monat oder Jahr, die den Ausgleichszeitraum zeigt.

Die besonderen Stunden und die laufende Summe dürfen Sie monatlich eintragen. Alles andere tragen Sie täglich ein.

Sie bewahren die Aufzeichnung dauerhaft auf, am Sitz des Arbeitgebers oder am Arbeitsort (Artikel 19). Jeder Arbeitnehmer erhält von Ihnen die Daten des Vormonats schriftlich bis zum Ende des Zahltags.

Eine elektronische Aufzeichnung ist nicht für alle Arbeitgeber Pflicht. Das Gesetz verlangt sie zwei Jahre lang nach einer rechtskräftigen Geldbuße für bestimmte Verstöße (Artikel 19.a). Sie wird auch Pflicht, wenn Sie einen Vorschlag der Gewerkschaft oder des Betriebsrats annehmen (Artikel 19.b). In einer elektronischen Aufzeichnung muss jede spätere Änderung ihren Grund und ihren Zeitpunkt enthalten.

Die Geldbußen für ein Unternehmen reichen von 1.500 bis 20.000 Euro, bei Verstößen gegen die Regeln zur elektronischen Aufzeichnung von 3.000 bis 20.000 Euro. Für kleinere Arbeitgeber sind die Spannen niedriger (Artikel 23 und 23.a).

Im Vereinigten Königreich führen Sie Aufzeichnungen, die die Einhaltung der Grenzen belegen, und bewahren sie zwei Jahre auf. Tägliche Stunden müssen Sie nicht erfassen, wenn Sie die Einhaltung anders nachweisen können.

Für die Wahl des Systems laufen diese Regeln auf drei Fragen hinaus:

1. Berechnet es aus den Kommen- und Gehen-Zeiten jede Angabe, die Ihr Land verlangt?
2. Protokolliert es Grund und Zeitpunkt jeder Änderung, auch wenn das Gesetz das von Ihnen noch nicht verlangt?
3. Können Sie die gesamte Aufzeichnung exportieren, wenn Sie den Anbieter wechseln?

In Slowenien ist die Aufzeichnung dauerhaft. Ihr Vertrag mit dem Anbieter ist es nicht. Wenn Sie Personal in mehreren Ländern planen, muss das System die Regeln jedes Landes getrennt kennen.

Was sollte Standard bleiben?

Standard bleibt alles, worin Sie sich nicht von anderen Unternehmen unterscheiden. Der Anbieter entwickelt diese Funktionen für alle Kunden, Sie bezahlen die Entwicklung also nicht allein.

• Dienstplan erstellen aus Schichtvorlagen.
• Schichttausch und Urlaubsanträge über eine App.
• Urlaub und Krankmeldungen.
• Kommen und Gehen erfassen.
• Stunden an die Lohnabrechnung exportieren.

Prüfen Sie bei jedem Anbieter, was im Paket enthalten ist und was Sie dazukaufen.

Wann lohnt sich Individualsoftware?

Individualsoftware lohnt sich, wenn der Unterschied echt und dauerhaft ist und Sie ihn aufschreiben können. Achten Sie auf vier Zeichen:

1. Sie planen Personal für mehrere Kunden. Ein Personaldienstleister setzt Beschäftigte bei Kunden ein. Jeder Kunde hat eigene Schichten, Sätze und Regeln, die der Plan getrennt halten muss.
2. Der Plan hängt von Qualifikationen ab. Eine Schicht braucht zum Beispiel einen Staplerfahrer mit gültigem Staplerschein. Kennt die App nur Name und Stelle, weiß der Plan nicht, wer wohin darf.
3. Der Plan muss mit anderen Systemen sprechen. Stunden gehen in die Abrechnung pro Kunde, in ein CRM oder in die Produktionsplanung. Ohne Verbindung tippt sie jemand ab.
4. Die Tabelle überlebt jeden Test. Dieselbe Tabelle bleibt an derselben Stelle neben jedem System, das Sie testen.

Individualsoftware lohnt sich nicht, wenn Ihre Regeln nur aus Gesetz und Tarifvertrag bestehen. Dann ist es besser, dass ein Anbieter die Regeln bei Gesetzesänderungen für alle Kunden anpasst. Das slowenische Aufzeichnungsgesetz etwa wurde 2023 und 2025 geändert.

Sie lohnt sich auch nicht, wenn nur eine Person alle Regeln kennt oder wenn niemand im Unternehmen das System verantworten wird. Dann bringen Sie zuerst den Prozess in Ordnung, am besten mit dem Filter aus vier Fragen, wann Sie einen Prozess nicht automatisieren sollten.

Wie testen Sie eine Dienstplan-Software mit vier vergangenen Wochen?

Bevor Sie unterschreiben, tragen Sie vier vergangene Wochen in die Testumgebung des Anbieters ein, mit Ihren eigenen Beschäftigten und Schichten. Eine Demo zeigt, was das System kann. Dieser Test zeigt, was es nicht kann.

Exportieren Sie danach die Aufzeichnung und die Abrechnungsdaten für dieselben vier Wochen. Prüfen Sie, ob jede Angabe, die Ihr Recht verlangt, im Export steht. Ändern Sie einen Eintrag und prüfen Sie, ob der Export Grund und Zeitpunkt der Änderung zeigt.

Den Test führt Ihr Planer durch, nicht der Anbieter. Notieren Sie für jede Woche, wo Sie Excel öffnen mussten.

Unsere Regel: Bestehen alle vier Wochen und der Export, kaufen Sie Standard. Scheitern eine oder zwei am selben Schritt, prüfen Sie eine Kombination. Scheitern sie an verschiedenen Schritten, testen Sie einen zweiten Anbieter, bevor Sie etwas entwickeln lassen. Scheitern die meisten an der Art, wie Sie planen, spricht viel für Individualsoftware.

Wie funktioniert die Kombination aus Standard und Individualsoftware?

Die Standard-Software bleibt die Hauptquelle für den Dienstplan und die Zeiterfassung. Die individuelle App deckt einen Schritt ab, etwa die Planung nach Qualifikation oder die Abrechnung pro Kunde. Ihre Daten schreibt sie in die Standard-Software zurück.

Eine Kombination hat zwei Bedingungen. Der Anbieter braucht eine dokumentierte API, den vereinbarten Weg, auf dem zwei Programme Daten austauschen. Und jede Angabe braucht einen Eigentümer, nicht zwei Versionen in zwei Systemen.

Stellen Sie dem Anbieter vor dem Kauf drei Fragen:

• Liest und schreibt die API Dienstpläne und Zeiteinträge, oder liest sie nur?
• Ist der API-Zugang im Paket enthalten?
• Was passiert mit Verbindungen, wenn das System aktualisiert wird?

Was gehört in den Vertrag?

Regeln Sie diese drei Themen schriftlich, bevor Sie unterschreiben. Sie gelten für Standard-Software und für Individualentwicklung.

Export der Aufzeichnung. Verlangen Sie einen Export der gesamten Aufzeichnung samt Änderungsverlauf in einem maschinenlesbaren Format, jederzeit und nicht nur beim Ausstieg. Machen Sie vor der Unterschrift einen Probeexport, wie bei den Tests für Datenexport und Ausstiegskosten eines CRM.

Personenbezogene Daten. Die Aufzeichnung enthält personenbezogene Daten aller Beschäftigten. Fragen Sie, wer sie verarbeitet, wo sie gespeichert werden und auf Grundlage welchen Vertrags. Es sind dieselben Fragen wie bei der Datentriage für einen ersten KI-Pilot.

Code bei Individualentwicklung. Der Vertrag sollte festhalten, dass Code, Repository und Dokumentation Ihnen gehören. Das Repository ist der Ort, an dem der Code gespeichert ist.

Wie vergleichen Sie die Kosten von Standard und Individualsoftware?

Preise nennen wir hier nicht, weil sie vom Umfang abhängen. Vergleichen Sie beide Wege über denselben Zeitraum, etwa fünf Jahre, und mit denselben Posten.

Ergänzen Sie eine dritte Option: nichts tun. Tragen Sie die Stunden ein, die Ihr Planer in den Tabellen-Dienstplan steckt, und die Korrekturen in der Lohnabrechnung wegen falsch gezählter Stunden. Erst diese Option zeigt, ob sich einer der Wege überhaupt lohnt.

Was wir tun und was nicht

Unsere individuelle Entwicklung von Unternehmenssoftware beginnt mit einer Karte des Prozesses, und vor der Karte schreiben wir keinen Code. Für Evroproces haben wir ein internes Personal-CRM gebaut, mit monatlichen Stundenzetteln und der Lohn- und Margenrechnung. Sätze haben Gültigkeitsdaten und werden in jeden Monatsdatensatz übernommen, sodass eine Satzänderung heute keinen vergangenen Monat umschreibt. Recruitemy führt Kundenverträge mit aktueller Besetzung und einen Katalog von Qualifikationen.

Ein typisches Projekt dauert ein bis drei Monate, mit drei Personen in Vollzeit. Repositories laufen vom ersten Tag an auf Ihren Namen, außer wir vereinbaren schriftlich etwas anderes.

Dienstplan, Zeiterfassung und Lohnexport bauen wir nicht neu, wenn Ihre Software sie schon abdeckt. Wir ersetzen nur, was selbst der Engpass ist. Deckt die Einsparung den Preis nicht, sagen wir das und verkaufen das Projekt nicht.

Wenn Sie den Test mit vier Wochen gemacht haben, schreiben Sie uns, wo er stehen blieb. Es antwortet ein Mensch, innerhalb eines Werktags. Das erste Gespräch ist eine Arbeitssitzung, keine Demo.