Make, Zapier oder n8n: was zu Ihrem Prozess passt und wann sich eigener Code lohnt

Make, Zapier und n8n im Überblick

Der Rest dieses Beitrags erklärt jede Zeile und was sie für einen echten Workflow bedeutet.

Wie rechnen Make, Zapier und n8n ab?

Jedes Tool zählt etwas anderes. Derselbe Workflow kostet deshalb in jedem eine andere Zahl von Einheiten.

Zapier zählt Tasks. Laut Zapiers Hilfe-Center ist ein Task jede erfolgreiche Aktion, die in Zapier läuft. Der Auslöser (Trigger), Filter, Pfade und Formatter-Schritte zählen nie.

Fehlgeschlagene Schritte zählen ebenfalls nicht. Ist in Ihrem Tarif die Abrechnung pro Task aktiviert, werden zusätzliche Tasks bis zum Dreifachen des Tariflimits berechnet. In anderen Tarifen laufen Zaps erst im nächsten Abrechnungszeitraum wieder.

Make zählt Credits. Laut Make-Preisseite sind Credits inzwischen die Abrechnungseinheit. Jedes Mal, wenn ein Modul in einem Szenario eine Aktion ausführt, verbraucht es Credits, die meisten Aktionen einen.

Ein Modul ist ein Kästchen auf der Arbeitsfläche von Make. Das Lesen von Daten aus einer App oder einem Webhook zählt, der Router, der einen Ablauf aufteilt, dagegen nicht. Ein Webhook ist die Webadresse, an die Ihr Formular jede neue Anfrage schickt. Sind die Credits aufgebraucht, stoppen die Szenarien, bis Sie neue kaufen.

n8n zählt Executions. n8n rechnet laut Preisseite pro Workflow-Ausführung ab, unabhängig von der Komplexität. Eine Execution ist ein vollständiger Durchlauf eines Workflows, egal wie viele Schritte er hat.

Ein Rechenbeispiel zeigt den Unterschied. Eine neue Anfrage über Ihre Website soll im CRM einen Kontakt und einen Deal anlegen, eine Nachricht in den Vertriebskanal schreiben und der Person eine Bestätigung mailen. Das sind ein Auslöser und vier Aktionen, bei 400 Anfragen im Monat.

Einheiten sind keine Preise. Am 14. Oktober 2026 kostete Zapiers Professional-Tarif 19,99 US-Dollar im Monat bei jährlicher Zahlung für 750 Tasks (29,99 US-Dollar bei monatlicher Zahlung), der Team-Tarif 69 US-Dollar bei jährlicher Zahlung. Die 1.600 Tasks aus dem Beispiel brauchen eine größere Stufe. Der Starter-Tarif von n8n Cloud kostete 20 € im Monat bei jährlicher Zahlung, für 2.500 Executions.

Make verkauft seine Tarife nach der Zahl der gekauften Credits. Preise ändern sich und hängen vom Volumen ab. Rechnen Sie Ihren eigenen Workflow deshalb vor der Entscheidung auf jeder Preisseite durch.

Das Muster bleibt, wenn Workflows wachsen. Jeder zusätzliche Schritt kostet bei Zapier und Make mehr. Bei n8n kostet ein Durchlauf gleich viel, lange Workflows sind dort also vergleichsweise günstiger.

Wo liegen Ihre Daten, und spielt das für die DSGVO eine Rolle?

Ja, denn diese Tools verarbeiten personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Jede Anfrage, Rechnung oder Support-E-Mail, die durch sie läuft, gehört dazu.

Nach der DSGVO ist das Tool Ihr Auftragsverarbeiter, also ein Unternehmen, das personenbezogene Daten nach Ihren Weisungen verarbeitet. Artikel 28 verlangt dafür einen schriftlichen Vertrag, den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, englisch DPA). Kapitel V der DSGVO regelt zusätzlich, wann personenbezogene Daten den Europäischen Wirtschaftsraum verlassen dürfen. Jedes Tool beantwortet das anders.

• Zapier hostet Daten nach eigener Aussage auf AWS-Servern in den USA. Zapier ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Das ist das Verfahren, das Übermittlungen an zertifizierte US-Unternehmen erlaubt.
• Zapiers AVV enthält die Standardvertragsklauseln der EU. Das sind von der Europäischen Kommission genehmigte Vertragsbedingungen für die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb des EWR. Zapier unterschreibt nach eigener Angabe keine AVVs anderer Unternehmen, Sie akzeptieren also den von Zapier.
• Make lässt Sie den Standort des Rechenzentrums für jede Organisation wählen, in der EU oder in den USA. Das Hilfe-Center ist deutlich: Nach dem Anlegen der Organisation lässt sich der Standort nicht mehr ändern. Eine EU-Zone deckt auch nicht alles ab. Laut Make schicken einige KI-Funktionen Anfragen immer in die USA, egal welche Zone Sie gewählt haben.
• n8n speichert die Daten seiner gehosteten Tarife nach eigener Angabe in der EU, auf Servern in Frankfurt. Hosten Sie n8n selbst, bleiben die Daten dort, wo Sie es betreiben.

Hosting in den USA ist nicht automatisch rechtswidrig. Es ist aber ein Punkt mehr, den Sie dokumentieren müssen, und manche Kunden oder Branchen fragen danach. Berührt Ihr Prozess Gesundheits-, Finanz- oder Personaldaten, klären Sie den Speicherort, bevor Sie bauen, nicht danach.

Ein praktischer Schritt kostet nichts. Wenn Sie sich für Make entscheiden, wählen Sie beim Anlegen der Organisation die EU-Zone, denn später lässt sie sich nicht verschieben.

Kann man n8n kostenlos selbst hosten?

Die Community Edition von n8n können Sie ohne Abo auf Ihrem eigenen Server betreiben. Sie zahlen für den Server und für die Stunden, die der Betrieb kostet: Updates, Backups, Überwachung und die Fehlersuche, wenn nachts ein Durchlauf scheitert.

Die Lizenz hat eine Grenze, die Sie kennen sollten. n8n steht unter der Sustainable Use License, die die Nutzung nur für eigene interne Geschäftszwecke oder für nichtkommerzielle und private Zwecke erlaubt. Für Ihr eigenes Unternehmen ist das in Ordnung. Den Zugang als Dienstleistung an andere zu verkaufen, ist es nicht.

Beim Selbsthosten liegen auch die Verbindungen bei Ihnen. n8n hat weniger fertige App-Verbindungen als Zapier, das mit mehr als 9.000 Apps wirbt. Genau deshalb haben wir ein selbst gehostetes n8n getestet und sind bei Make geblieben: Wir hätten zu viele App-Verbindungen selbst bauen müssen.

Wer in Ihrem Team kann welches Tool pflegen?

Wer den Workflow baut, repariert ihn auch, wenn er ausfällt. Wählen Sie mit dieser Person im Kopf.

• Zapier ist eine lineare Liste von Schritten. Jemand aus dem operativen Team kann einen einfachen Zap ohne technische Hilfe bauen und reparieren.
• Make zeigt den ganzen Ablauf auf einer Arbeitsfläche, mit Routen, Schleifen und Fehlerbehandlung. Es passt zu jemandem, der in Datenstrukturen denkt, und ein wenig Schulung zahlt sich aus.
• n8n passt zu einem Entwickler oder einem technischen Team. Es führt JavaScript und Python innerhalb von Workflows aus, und Selbsthosten heißt, dass jemand einen Server verantwortet.

Egal welches Tool: Legen Sie das Konto auf Ihr Unternehmen an, nicht auf einen Freelancer oder eine Agentur. Dann muss nichts zurückgegeben werden, wenn die Person geht, die es gebaut hat.

Ein kurzes Runbook hilft ebenfalls, also eine Seite, die sagt, was jeder Workflow tut und wer ihn repariert. Unser Beitrag zur Überwachung und Wartung von Automatisierungen zeigt, was hineingehört.

Wann ist eigener Code der bessere Weg?

Eigener Code heißt Software, die für Ihren Prozess geschrieben ist und auf Infrastruktur in Ihrem Namen läuft. Er ist der bessere Weg, wenn der Workflow kein Bindeglied zwischen Apps mehr ist, sondern Teil Ihrer Arbeitsweise. Fünf Anzeichen:

1. Viele Schritte und wachsendes Volumen. Bei Zapier und Make kostet jeder zusätzliche Schritt und jeder weitere Durchlauf mehr Einheiten.
2. Die nötige Verbindung gibt es nicht. Sie rufen dann eine API direkt aus dem Tool heraus auf. Eine API ist die Schnittstelle, über die ein Programm mit einem anderen spricht. Das ist Code, nur ohne die Werkzeuge, die Code sonst hat.
3. Fehler sind teuer. Code lässt sich versionieren, testen und prüfen, bevor er einen Kunden erreicht. Bei einem geänderten Modul auf der Arbeitsfläche geht das oft nicht.
4. Die Daten müssen in Ihrer Infrastruktur bleiben. Zapier und Make können das nicht. Ein selbst gehostetes n8n kann es, wenn Sie den Server betreiben.
5. Die Logik ist Ihr Vorsprung. Bildet der Workflow ab, wie Sie kalkulieren, verteilen oder entscheiden, wollen Sie ihn vollständig besitzen.

Auch eigener Code ist nicht gratis. Jemand muss ihn schreiben, hosten und pflegen. Für einen zweistufigen Workflow, der ein paar hundert Mal im Monat läuft, ist ein No-Code-Tool die günstigere und vernünftigere Wahl.

In diese Richtung gehen wir selbst. Auf der Website von Provap, die wir gebaut haben, gehen Angebotsanfragen an einen Make.com-Webhook, und für diese Aufgabe ist das weiterhin das richtige Tool. Für unseren eigenen Betrieb verlagern wir Arbeit schrittweise von Make auf vollständig eigene Software, betreut von unserem Team aus KI-Agenten.

So entscheiden Sie in der Praxis

Beginnen Sie mit einem Prozess, nicht mit einem Tool. Schreiben Sie seinen Auslöser auf, seine Schritte, welche Daten durchlaufen und was passiert, wenn ein Schritt scheitert. Dann entscheiden Sie in dieser Reihenfolge:

1. Zuerst die Daten. Müssen die Daten in der EU bleiben, streichen Sie, was das nicht garantieren kann, und wählen Sie die Zone vor dem Bauen.
2. Dann die Person. Nehmen Sie das Tool, das die Person, die es pflegt, tatsächlich pflegen kann.
3. Dann die Rechnung. Zählen Sie die Einheiten für Ihr echtes Volumen auf jeder Preisseite.
4. Dann den Ausstieg. Rechnen Sie damit, einen Workflow bei einem späteren Wechsel neu zu bauen statt zu kopieren.

Manche Prozesse sollten noch gar nicht automatisiert werden. Ändern sich die Schritte jede Woche oder existieren sie nur im Kopf einer Person, lesen Sie zuerst, wann Sie einen Geschäftsprozess nicht automatisieren sollten. Wenn Sie ein CRM anbinden, zeigt KI an Ihr bestehendes Pipedrive-CRM anbinden die möglichen Wege, auch über No-Code-Connectoren.

Was wir tun und was nicht

Unsere KI-Automatisierung beginnt mit einem Audit eines Workflows, nicht mit einem Tool. Wir zeigen, wo die Stunden hingehen, und bauen dann auf Make oder mit eigenem Code, je nachdem, was zum Prozess passt. Lohnt sich keins von beidem, sagen wir das. Konten und Repositories laufen vom ersten Tag an auf Ihr Unternehmen, nicht auf uns.

Wenn Sie einen Prozess im Kopf haben, zeigen Sie uns den Workflow. Ein Mensch antwortet innerhalb eines Werktags. Im ersten Gespräch skizzieren wir diesen einen Workflow, ohne Verkaufsgespräch.